Telefon jako každodenní nástroj

Jako člověk pracující primárně s tužkou a papírem ke své organizaci využívám především Pilota od CLEVER MINDS. Dále nosím v tašce jako papírový inbox kožené pouzdro s reportérem. A k tomu mám iPhone.

Tyto tři věci jsou v podstatě takové „must have“ tools, které každé ráno házím do tašky.

Na co papír, když mám telefon?

Předně se mi s papírem mnohem lépe přemýšlí a zapisují se poznámky z jednání. Pilot navíc využívám ne jako diář, ale jako fokusový nástroj. V jednom z videí jsem rozebíral, jak konkrétně Pilota používám a jak do něj sepisuji všechny priority ze všech systémů. Velmi mi to pomáhá udržet přehled nad vším, čemu potřebuji věnovat pozornost.

iPhone mi slouží především jako základní vstupní brána do světa kolem, a tak jej vnímám. Využívám jej na všechny činnosti, které potřebuji odbavit během dne a mám jej nastavený tak, abych byl schopen třeba půl dne pracovat jen z něj.

V tomto článku chci ukázat aplikace, které využívám nejvíce.

Kalendář

Jak jsem psal v jednom z předchozích článků, jako spolumajitel několika firem potřebuji sledovat mezi 15 až 20 online kalendáři. Proto jsem nakonec zakotvil u aplikací od Google, kde je synchronizace nejpřirozenější. Navíc mi google kalendář rovnou umožňuje plánovat online schůzky přes Google Meet. Jako člověk mám mnohem radši osobní setkání, nicméně současná doba vyžaduje být schopen řešit i online setkání. Řadu z nich jsem schopen odpravit přímo s telefonu, což mě baví mnohem více, než sedět za stolem. V praxi tak velmi často nasadím sluchátka a online setkání probíhá za pochodu.

Jednak mi to líp myslí, dvacka alespoň nachodím nějaké metry…:-)

Kalendáře využíváme nejen jako osobní pro jednotlivé členy týmu, ale také pro konkrétní oddělení, jako je například marketing nebo produkce (v případě diářů CLEVER MINDS). Tyto kalendáře, stejně jako kalendáře kolegů, mívám standardně v zobrazení vypnuté, aby mi nerušily ty podstatné mé osobní věci. Když je ale potřebuji zobrazit, stačí velmi jednoduše kliknout do menu a kalendář se hned zobrazí. Díky tomu vím, co máme konkrétně naplánováno na kdy a jsem schopen s touto informací velmi rychle pracovat.

Email

Ve firmách používáme Google Workspace, takže také na email mám nativní aplikaci od Google. Výhodou je, že přenáší nastavení mailů, které máte na desktopu nebo v notebooku. Nicméně s emailem já většinou pracuji v dávkách v konkrétních časech, proto se snažím tuto činnost směřovat na situaci, kdy jsem za stolem na notebooku nebo iMac. V terénu mám email v podstatě pouze na rychlé vyřízení požadavků a přeposílání. K tomu mám přizpůsobené notifikace, aby emaily nerušily mou pozornost. K notifikacím obecně píši více na konci článku.

Google Disc a Google Docs

Obojí mám v telefonu nainstalované, neboť sdílíme ve firmě celou řadu souborů, ke kterým chci mít přístup i v průběhu dne. Stejně tak se občas stane, že je třeba některý z dokumentů zkontrolovat nebo rychle poupravit. Proto používám originální aplikace od Googlu.

Projekty a úkoly

Jak jsem psal již dříve, používám dvě aplikace – nativní Reminders od Applu a Asanu.

Reminders

Původně jsem používal Todoist, ale s ohledem na to, jak se nativní aplikace od Applu za poslední léta hodně vyvinula, rozhodl jsem se přejít k ní. Todoist je skvělá aplikace, kterou velmi doporučuji. Snadno se nastavuje a přizpůsobuje konkrétním situacím. Nicméně já jsem po určité době došel k závěru, že nepotřebuji až tolik funkcionalit a že mi Reminders stačí.  Na začátku prostý úkolovaní dostal několik nových funkcionalit a dá se velmi dobře a snadno použít na všechny osobní běžné úkoly. Seznamy mám rozdělené dle oblastí a konkrétních projektů. Jak s nimi pracuji ukáži v jednom z následujících článků.

Asana

Asana je skvělá aplikace, kterou navrhli bývalí zaměstnanci Facebooku. Léta jsem jí doporučoval všem okolo, zatímco naše firmy jely na Trellu. Nakonec po absolvování jejich onboarding kurzu jsme tuto věc přehodnotili a uznali, že Asana je pro účely u nás ve firmě mnohem zajímavější. Její iOS aplikace není zcela věrnou a plnohodnotnou verzí, jako online verze, což ale je v tomto případě spíše výhoda. Člověk na telefonu zjistí a obslouží vše, co potřebuje. Pokud potřebujete větší plánování a rozhled, je rozhodně lepší sednout k počítači a dělat to na ideálně velkém monitoru.

Socials

Nejsem příliš velký milovník sociálních sítí. A tak je opakovaně instaluju, abych je následně odinstalovával. V telefonu nejvíce používám LinkedIn a Instagram. Na Facebook chodím pouze z důvodu využití Messengera a proto, že někteří lidé preferují spíše FB než LinkedIn. Nicméně všechny sítě mám nastavené spíše pro byznys a podnikání, tzn.:

• LinkedIn používám na udržování a hledání nových obchodních kontaktů
• Instagram mám nastavený hodně motivačně – vyjma několika kamarádů sleduji řadu lidí z byznysu, motivátory a spíkry, takže když se dostaví nějaký splín či nechuť, stačí otevřít na pár minut Stories a člověka to nahodí zpátky
• Facebook – hodně kamarádi, ale především FB skupiny zaměřené na témata, která mě zajímají

Slack

Slack je dnes jeden z nejznámějších komunikačních nástrojů celosvětově. Používáme jej napříč firmou. Jednak je skvěle nastavitelný, dvacka se dobře napojuje na různé další aplikace. Díky těmto propojením tak může být konverzace ve Slacku přiřazena ke konkrétnímu úkolu v Asaně, například.

Při používání firemního chatu je dobré stanovit jasné pravidla, aby se lidé příliš „nevykecali“, ale řešili pouze podstatné a rychlé věci. Slack v žádném případě nenahrazuje diskuse u úkolů a projektů v Asaně.

Firmu máme rozdělenou do týmů, které Slack kopíruje. Díky tomu spolu diskutují pouze ti, jichž se diskuse týká. Na telefonu má Slack své místo, neboť se jedná o rychlý komunikační kanál stejně, jako je telefon.

Něco málo k notifikacím…

Notifikace jsou dobrý sluha, ale zlý pán! Proto velmi pečlivě zvažuji, jaké aplikaci dovolím, aby mi posílala svá oznámení, v jaké podobě a kdy:

• Kalendář – mám nastavené 2 připomenutí – 10 minut a 3 minuty před
• Emaily – vypnuto úplně
• Reminders – pouze bannery
• Asana – pouze bannery
• Slack – bannery
• Socials – vypnuté
• Ostatní víceméně utlumené

Telefon mám standardně zapnutý pouze do vibračního módu – již několik let.